インターネットFAXとは？ 不動産業務における役割と進化

インターネットFAXは、従来のFAX機器を必要とせず、インターネット経由でFAXの送受信ができるサービスです。
この章では、インターネットFAXとはどういうものかや、不動産業務における役割と進化について、次に挙げる2つの視点からくわしく見ていきましょう。

・インターネットFAXの仕組みと基本機能
・従来型FAXとの違いとメリット

インターネットFAXの仕組みと基本機能

インターネットFAXは、物理的なFAX機器を使わずに、インターネットを通じてFAXを送受信する仕組みです。一般的には、メールのようにPDFや画像ファイルを添付し、相手のFAX番号を指定して送信します。
送信が完了すると、通知が届くため確認も容易です。また、受信したFAXはデジタルデータとして保存されるため、紙ベースでの保管が不要となります。基本機能としては、送信履歴や受信履歴の確認ができ、ミスのチェックや修正も簡単に行えます。

従来型FAXとの違いとメリット

本来のFAXは、FAX機器を用いて紙ベースの書類を送受信しますが、インターネットFAXではその必要がなく、すべてデジタルで完結します。コスト面では紙代やトナー代、さらにはFAX機器のメンテナンス費用も削減できます。
加えて、インターネットFAXでは一度に大量（数百から数千件）の一斉送信が可能です。また、従来型FAXは受信側の確認が遅れる点や、誤送信のリスクが高いという問題がありました。

不動産会社におけるインターネットFAX導入のメリット

インターネットFAXの導入は、不動産会社に多大なメリットをもたらします。従来の紙ベースのFAXシステムでは、コストや時間がかかるだけでなく、書類の管理やミスのリスクが多く存在していました。
この章では、不動産会社におけるインターネットFAX導入のメリットとして、次の4項目をくわしく見ていきましょう。

1. コスト削減とペーパーレス化
2. 業務効率化と顧客対応の改善
3. 場所を選ばないFAX利用の利便性
4. エコで持続可能なビジネス運営への貢献

コスト削減とペーパーレス化

従来のFAXでは、紙、インク、トナー、そして機器のメンテナンス費用が常にかかっていました。不動産会社においては、これらのコストが年間で数十万円に達する場合もあります。
インターネットFAXを導入すれば、これらの物理的なコストが削減されます。また、FAXのペーパーレス化によって書類の保管スペースも不要になり、オフィスの効率化にも寄与します。
なお、不動産業界でインターネットFAXと同じく注目を集めているChatGPTの活用法について、以下の記事で特集しています。ぜひ、そちらも参考にご覧ください。
不動産業界におけるChatGPTの活用法｜中小不動産会社向けガイド

業務効率化と顧客対応の改善

インターネットFAXを導入する最大の利点のひとつは、FAX業務にかかる時間の短縮です。従来のFAXでは、書類をセットして送信完了を待つまでの時間がかかる上、誤送信があった場合には再送信や確認作業が発生していました。
しかし、インターネットFAXでは、送信は数クリックで完了し、同時に大量に送信ができるため、大量の書類の送受信がスムーズに行えます。また、送信完了通知や履歴管理機能が備わっているため、ミスの防止や確認作業が効率化されるでしょう。
なお、業務効率化を図るための9つの方法について、以下の記事で特集しています。ぜひ、そちらも参考にご覧ください。
不動産会社は必見！業務効率化を図るための9つの方法とは？

場所を選ばないFAX利用の利便性

インターネットFAXは、オフィスにいなくても、どこからでもスマホやPCで送受信ができるため、働き方の柔軟性が広がります。リモートワークの普及や、不動産会社の営業担当者が外出先でも即座に重要な書類を確認・送信できる点が、大きなメリットです。
特に、不動産業務では現場での契約書類や資料のやり取りが重要です。インターネットFAXは、このような場合にも即座に対応でき、リアルタイムでのビジネス展開をサポートします。顧客対応のスピードが向上し、成約率の向上にもつながるでしょう。

環境に優しいビジネスへの貢献

ペーパーレス化が進む中、インターネットFAXの導入はエコにも貢献します。従来のFAXのように、大量の紙やインク、トナーを消費することなく、すべてデジタルで処理されるため、環境への負荷を大幅に軽減可能です。
不動産会社においても、環境に優しいビジネスを目指す企業が増えており、インターネットFAXはその一環として取り入れられています。
さらに、書類の管理もクラウド上で行えるため、物理的な書類の廃棄や紛失のリスクがなくなる点も、環境とビジネスの双方にメリットをもたらす選択肢といえるでしょう。

どれを選ぶ？注目のインターネットFAXサービス

不動産業界では、業務のデジタル化が加速しており、そのなかでもインターネットFAXは重要な役割を果たしています。市場には、さまざまなインターネットFAXサービスが登場しました。
この章では、注目されているインターネットFAXサービスを、次に挙げる4つのサービス分野にフォーカスしてご紹介しましょう。

1. コストパフォーマンスが優れているサービス
2. セキュリティ機能が充実しているサービス
3. 使いやすさとサポートが充実したサービス
4. 大量送受信に対応したサービス

コストパフォーマンスが優れているサービス

インターネットFAXサービスの選定において、コストパフォーマンスは非常に重要な要素です。たとえば、「秒速FAX」は送信に特化した低コストサービスで、使用した分だけ課金されるため、無駄なコストを抑えられるタイプのサービスです。
高い頻度でFAXを使用する企業にとっては、定額制の「KDDIペーパーレスFAX」のようなサービスも選択肢になります。コストを最小限に抑えながら、効率的に業務を進められるでしょう。

セキュリティ機能が充実しているサービス

不動産業界では、個人情報や重要な契約書類を取り扱うため、セキュリティが非常に重要です。特にインターネットFAXは、クラウド上でのデータ管理が主流となるため、情報漏洩リスクを最小限に抑えるための、セキュリティ対策が求められます。
「Biz FAXスマートキャスト」や「KDDIペーパーレスFAX」などは、セキュリティ機能が充実したサービスです。データの暗号化やアクセス制限機能が、標準で搭載されています。
なお、不動産会社にとってセキュリティと深く関わっている「コンプライアンス」の強化方法ついては、以下の記事で特集しています。ぜひ、そちらも参考にご覧ください。
不動産業界のコンプライアンス強化ガイド【中小企業向け実践的アプローチ】

使いやすさとサポートが充実したサービス

不動産会社がインターネットFAXを導入する際、使いやすさとサポートの充実度は重要な選択基準です。特に、社内でのデジタル化が進んでいない場合、操作が複雑なシステムはかえって負担となる可能性があります。
その点で、「MOVFAX」は、シンプルな操作性が評価されており、導入から使用開始までがスムーズです。また、複合機をそのまま利用できるため、従来のFAX番号を変更せずに導入可能なのも魅力です。

大量送受信に対応したサービス

不動産会社では、物件情報や契約書の大量送信が必要となる場合があります。このような場合、送受信枚数に制限がない、もしくは大量送信に対応しているサービスを選ばなければなりません。
「Biz FAXスマートキャスト」や「eFax」は、数千件単位の一斉送信が可能であり、キャンペーンや物件案内を一括で顧客に送る際に重宝されます。
なお、不動産業界の繁忙期の成功法則や中小不動産会社が押さえるべき最新戦略について、以下の記事で特集しています。ぜひ、そちらも参考にご覧ください。
繁忙期の成功法則！中小不動産会社が押さえるべき最新戦略とは？

導入前に確認すべきポイント

インターネットFAXを導入する際には、いくつかの重要なポイントの確認が大切です。不動産業界においては、FAXによる書類のやり取りが依然として重要な役割を果たしています。
ここでは、次に挙げる導入前に確認すべき4つのポイントについて、くわしく見ていきましょう。

1. 月間の送受信量に応じたプラン選び
2. サービスの信頼性とサポート体制の重要性
3. 不動産業界特有のニーズに対応できるか
4. 初期導入コストとランニングコストのバランス

月間の送受信量に応じたプラン選び

不動産会社でインターネットFAXを導入する際、最も重要なのは自社の月間FAX送受信量にもとづいた最適な料金プランの選定です。一般的に、送受信枚数に応じて異なる料金プランが用意されています。
たとえば、少量の送信しか必要ない場合は、従量制プランや低額の定額プランを選ぶのが賢明です。一方、大量のFAX送信が必要な場合には、無制限または大容量対応のプランが推奨されます。

サービスの信頼性とサポート体制の重要性

インターネットFAXサービスを選ぶ際、料金だけでなく、サービスの信頼性とサポート体制も重要です。不動産業務では、重要な契約書や顧客情報をFAXでやり取りするため、送信や受信の失敗が許されません。
そのため、サービスの信頼性や、万が一トラブルが発生した際に迅速に対応できるサポート体制が不可欠です。
たとえば、大手の「KDDIペーパーレスFAX」や「BizFAXスマートキャスト」などのサービスは信頼性が高く、導入後のサポートも充実しているサービスです。

不動産業界特有のニーズに対応できるか

不動産業界には特有の業務フローや法的な要件が存在するため、インターネットFAXがこれらに適応できるかを確認する必要もあります。たとえば、物件情報や契約書の送付は時間的な制約があるため、即時に対応できるスピードと安定性が求められます。
また、不動産業界では複数の顧客や取引先との同時コミュニケーションが必要となるため、一斉送信機能や送受信履歴の管理機能も重要です。

初期導入コストとランニングコストのバランス

導入前にもうひとつ考慮すべきは、初期導入コストとランニングコストのバランスです。一部のインターネットFAXサービスは、初期費用が無料や非常に低コストであるものの、ランニングコストが高い場合もあります。
逆に、初期費用が高くても、月額料金が安定しているサービスを選ぶのが、長期的にはコストメリットにつながる場合もあるでしょう。
なお、中小不動産会社が閑散期をあきらめずに来店率を上げる方法について、以下の記事で特集しています。ぜひ、そちらも参考にご覧ください。
中小不動産会社は必見！閑散期をあきらめずに来店率を上げる方法とは？

成功事例から学ぶインターネットFAXの活用法

インターネットFAXは、中小規模の不動産会社から大手まで、さまざまな成功事例が報告されています。コスト削減や業務の迅速化、顧客対応の向上が実現している例は、枚挙にいとまがありません。
この章では、実際にインターネットFAXを導入した不動産会社の成功事例をご紹介し、どのようにして業務改善がなされたのか、具体的なケーススタディを通じて解説します。
成功事例をもとに自社での導入に向けたヒントを得ることで、スムーズな運用開始を目指せるでしょう。

大手不動産会社の導入成功事例

大手不動産会社では、インターネットFAXの導入によって大量の書類管理が効率化され、業務フローが大幅に改善された事例が多く報告されています。
たとえば、A社では、従来の紙ベースのFAX管理からクラウドベースのインターネットFAXへの移行によって、書類の検索や保管が容易になり、年間数百万円のコスト削減に成功しました。
同社は全国に拠点を持つため、書類のやり取りに多くの時間と費用がかかっていましたが、インターネットFAXの導入により、FAX送受信にかかる手間とコストを大幅に削減できたのです。
さらに、物件情報の共有がリアルタイムで行えるようになり、顧客対応のスピードも向上しました。

中小規模不動産会社のコスト削減事例

中小規模の不動産会社でも、インターネットFAXの導入は大きな成果を上げています。
B社では、紙のFAX管理からインターネットFAXを使用したデジタル管理に切り替えて、オフィススペースの有効活用と年間数十万円のコスト削減を実現しました。
紙やインク、メンテナンスにかかるコストが削減されただけでなく、従業員が外出先でもFAXを送受信できるようになったため、業務効率が飛躍的に向上しています。
同社ではペーパーレス化を進め、書類管理のミス削減にも成功しました。この事例から、中小不動産会社において、インターネットFAXは十分な効果を発揮することがわかります。
なお、すべての不動産会社が注力すべきブランディング戦略については、以下の記事で特集しています。ぜひ、そちらも参考にご覧ください。
不動産業界で差別化を図るブランディング戦略とは？|不動産Web集客コラム

まとめ

インターネットFAXの導入は、不動産業界における業務効率化にとって重要な一歩となります。まず、紙ベースのFAXを使用することで発生していたコスト、特に紙代やトナー、メンテナンス費用が大幅に削減されることが最大のメリットです。
また、物理的なFAX機器を使わずに、インターネットを介してどこからでも送受信できる点が、業務における柔軟性を高めています。インターネットFAXでペーパーレス化やコスト削減、業務効率化を実現し、不動産業界での差別化を図りましょう。