IT重説の導入の背景

IT重説（ITを活用した重要事項説明）は、近年のデジタル技術の進展により不動産業界において導入された新しい手法です。この手法は、従来の対面による重要事項説明に代わり、オンラインでのビデオ通話を利用して行われるものです。

IT重説によって物件の売買や賃貸契約を行う際に、物理的な移動を伴わずに説明を受けられるようになりました。不動産業界では、IT重説の導入による時間やコストの削減が期待されています。

IT重説は、特に遠隔地の顧客や多忙なビジネスパーソンにとって非常に便利な手法であり、2020年以降、その需要が急速に増加しています。この章では、IT重説の導入の背景について、次に挙げる2つの側面からくわしく見ていきましょう。

1. IT重説の導入経緯と法的背景
2. IT重説の現状と普及状況

IT重説の導入経緯と法的背景

IT重説の導入は、デジタル技術の進展と業界のニーズに応える形で進められてきました。その始まりは2015年の社会実験で、この期間中に賃貸取引と売買取引の双方で、数千件のIT重説が実施されました。

社会実験では、大きなトラブルがなく、顧客の満足度も高かったという結果が出ています。それを受けて2017年には賃貸取引で、2021年には売買取引で本格的な運用が開始されました。

その後、不動産業界においてもデジタル化の波が広がり、多くの企業がIT重説の導入を検討するようになっています。IT重説は、法的には従来の対面説明と同様の法的効力を持つ手続です。

従来の紙ベースの重要事項説明書に依存せず、オンラインでのやり取りが可能になりました。しかし、初期の段階では、IT重説を実施する際には一定の条件があったのです。

物件の取引には「重要事項説明」と、「賃貸借契約」または「売買契約」の2つの手続が求められます。IT重説を行う際も、契約においては紙の契約書を売主（または貸主）が事前に郵送し、買主（借主）は押印したものを返送する必要がありました。

しかし、2022年の宅建業法改正によって、それまで義務付けられていた書面での交付が不要となったのです。よって、現在は取引のすべての工程をオンラインで完結できます。

IT重説の導入は、法律の整備と技術の進化によって進められたものです。これからの不動産取引において、ますます重要な役割を果たすと期待されています。

IT重説とセットになる電子契約のメリットと注意点について、以下の記事で特集しています。ぜひ、そちらも参考にご覧ください。
不動産会社にとっての電子契約のメリットと注意点｜導入ガイドとQ＆A

IT重説の現状と普及状況

現在、IT重説は多くの不動産会社で導入され、特に中小規模の不動産会社においては、その利便性から急速に普及中です。賃貸取引および売買取引の両方で活用されており、特に遠隔地に住む顧客や、多忙な顧客に対するサービス向上が期待されています。

IT重説を導入すれば物理的な移動が不要となり、効率的な取引ができるため、多くの企業がこの技術を積極的に導入しました。

普及が進む一方で、IT重説の運用にはいくつかの課題も存在します。特に、インターネット環境が不安定な地域における、通信が途切れるなどの問題が発生するリスクです。

また、ITツールの導入にかかるコストや、従業員のスキル向上の必要性なども、導入をためらう要因となっています。

それでも、将来の業務効率化や顧客満足度の向上を見据えて、IT重説の導入に踏み切った企業は少なくありません。

このように、IT重説は不動産業界において徐々に普及しつつあり、今後もその利用は拡大すると予想されます。しかし、完全な普及にはさらなる技術の進化や、法的整備が必要となるでしょう。

IT重説もそこに含まれる大きな流れである、「不動産テック」について、最新の動向と今後の展望を、以下の記事でもくわしく取り上げています。ぜひ、そちらも参考にご覧ください。
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IT重説の主なメリット

IT重説は、従来の対面での重要事項説明と比較して、さまざまなメリットを提供します。不動産業界におけるデジタルシフトを推進する一環として、IT重説は効率性の向上やコスト削減を実現するだけでなく、顧客との関係性の強化にも寄与するでしょう。
特に中小不動産会社にとっては、限られたリソースを最大限に活用する手段として、IT重説の導入は非常に効果的です。この章では、IT重説の主なメリットとして、次に挙げる3項目を解説します。

1. コスト削減と業務効率化
2. 記録の保存とトラブル防止
3. 顧客満足度向上への寄与

コスト削減と業務効率化

IT重説を導入する最も大きなメリットのひとつはコスト削減です。従来の対面での重要事項説明では、顧客が遠方に住んでいる場合、移動時間や交通費が大きな負担となります。

これに対し、IT重説ではインターネットを利用して自宅やオフィスから説明を受けられるため、これらのコストの大幅な削減が可能です。

また、重要事項説明のための物理的な準備や資料の印刷、郵送などの手間も削減され、ペーパーレス化が進むと業務効率が向上します。

さらに、業務効率の向上も大きなメリットです。対面での説明に比べて、スケジュール調整が柔軟になり、顧客との打ち合わせを迅速に行えます。契約までのリードタイムが短縮され、より迅速な対応が可能です。

また、説明が録画できるため、説明内容の確認や後からの見直しも容易であり、トラブル防止にも役立ちます。加えて、同時に複数の顧客への対応も可能となり、リソースの効率的な活用が可能です。

限られた人員で多くの案件を処理できるため、中小規模の不動産会社にとっては大きなメリットとなります。

記録の保存とトラブル防止

説明内容を録画・録音できる点も、IT重説の大きなメリットです。これにより、後から説明内容を確認できるため、顧客が内容を忘れてしまった場合でも、簡単に確認できます。

また、説明の内容に関して後からトラブルが発生した場合でも記録を確認すれば、問題解決がスムーズに行えるでしょう。録画された映像や音声は、説明内容の証拠としても活用できます。

特に、重要なポイントや顧客からの質問に対する回答が記録されているため、万が一トラブルが発生した際に、不動産会社側が適切に対応した事実の証明となります。

このように、記録の保存はトラブル防止に役立つだけでなく、顧客との信頼関係を強化するための重要な要素です。

さらに、IT重説における記録は、社内での品質管理にも役立ちます。新人社員の教育や、説明内容の一貫性を保つための参考資料として活用すれば、社内の業務品質を向上させられます。

顧客満足度向上への寄与

IT重説は、顧客満足度の向上にも大きく寄与します。まず、顧客が自身の都合のよい場所でできるので、さまざまな意味で余裕を持って説明を受けられるからです。

また、事前に重要事項説明書を電子データで受け取って内容を確認し、質問の準備ができます。加えて、IT重説は遠方の顧客にも対応できるため、地域を超えた広範な顧客層にサービスを提供可能です。

地方に住む顧客や多忙なビジネスパーソンにも柔軟に対応できる利便性の高さは、顧客満足度を大きく向上させる要因となります。

顧客満足度を側面から強化する、ブログを強化する中小不動産会社のマーケティングについて、以下の記事で特集しています。ぜひ、参考にご覧ください。
ブログ集客で競争力を強化！中小不動産会社のマーケティング最適化ガイド

IT重説のデメリットと課題

IT重説は多くのメリットを提供しますが、その導入にはいくつかのデメリットや課題も存在します。中小不動産会社はそれらを理解し、対策を講じる必要があるでしょう。
この章では、IT重説のデメリットと課題として、次に挙げる3項目にフォーカスして見ていきましょう。

1. IT環境の構築と通信トラブルのリスク
2. 非対面でのコミュニケーションの難しさ
3. 重説の軽視や理解不足の懸念

IT環境の構築と通信トラブルのリスク

IT重説を導入するためには、まず適切なIT環境の構築が必要です。不動産会社側だけでなく、顧客側もインターネットに接続できる環境を整える必要があり、これがハードルとなるケースもあります。

特に、高品質なビデオ通話を行うためには、十分なネットワーク速度と安定した通信環境が不可欠です。通信が途切れるリスクは、説明の途中で中断する可能性があり、顧客にストレスを与える可能性があります。

また、ITツールの導入にもコストが必要です。特に、ビデオ会議システムや録画機能を備えたソフトウェアの導入、スタッフのトレーニングなどが必要となり、初期費用やランニングコストが発生します。

これらのコストは中小規模の不動産会社にとって大きな負担となり、導入をためらう要因となる場合があるでしょう。

さらに、セキュリティ対策も重要です。オンラインで個人情報をやり取りするため、セキュリティの確保が欠かせません。通信の暗号化や認証システムの導入など、IT重説を安全に実施するための対策を講じる必要があります。

これらの技術的な要件を満たすことが、IT重説を円滑に運用するための課題です。

IT重説とも関係が深いDX戦略による業務変革に関しては、以下の記事でもくわしく取り上げています。ぜひ、そちらも参考にご覧ください。
不動産会社の未来を拓くDX戦略！AI・IoT・スマートホームによる業務変革

非対面でのコミュニケーションの難しさ

IT重説では、ビデオ通話を通じて説明を行うため、対面でのコミュニケーションに比べて、微妙なニュアンスや非言語的な要素が伝わりにくい点がデメリットです。

特に、顧客の反応や疑問点を対面時ほど把握できないので、説明が一方的になってしまうリスクがあります。顧客が理解不足のまま契約に進むと、後々のトラブルにつながりかねません。

また、IT重説では、顧客が画面上の情報に集中できない場合や、技術的な問題でコミュニケーションが円滑に行えない場合もあり、説明内容が十分に伝わらない可能性があります。

このような場合、顧客が重要事項を理解できていないおそれがあり、信頼関係の構築が難しくなるでしょう。

そういった事態を冷めるためには、必要に応じて説明の内容を事前に文書化し、顧客に提供するのが賢明です。そうした工夫により、対面でのコミュニケーションの不足を補えます。

重説の軽視や理解不足の懸念

IT重説の導入により、重要事項説明が軽視されるリスクもあります。特に、オンラインでの説明が形式的に行われると、顧客がその重要性を十分に理解しないまま契約に進んでしまう可能性は否めません。

対面での説明に比べて、オンラインではその場の緊張感が薄れ、説明が流れ作業的になる懸念もあります。また、図面や契約書の細部を画面越しに確認するのが難しいケースがあり、顧客が内容を正確に理解できないリスクがあるのです。

このような場合、誤解やミスが生じるおそれがあり、後々のトラブルにつながりかねません。これに対処するためには、図面や契約書の詳細部分を拡大表示する機能を活用したり、説明の合間に顧客の理解度を確認したりなどのフォローアップが求められます。

IT重説の大きな目的のひとつである業務効率化について、以下の記事で特集しています。ぜひ、そちらも参考にご覧ください。
不動産会社は必見！業務効率化を図るための9つの方法とは？

中小不動産会社がIT重説を導入する際の注意点

IT重説を効果的に導入するためには、いくつかの重要なポイントを押さえておく必要があります。特に、中小規模の不動産会社にとっては、法的な遵守事項の確認や顧客対応の工夫、トラブルが発生した際の対応策の事前準備が不可欠です。
この章では、IT重説を導入する際の主な注意点として、次の4つが挙げられます。

1. 法的遵守事項とガイドラインの確認
2. 顧客との事前調整と説明の工夫
3. システムトラブル時の対応策
4. IT重説導入のコストと効果のバランス

個別にくわしく見ていきましょう。

法的遵守事項とガイドラインの確認

IT重説を導入するにあたって、まず法的な遵守事項の入念な確認が必要です。国土交通省が定めるガイドラインに従った適切な実施により、対面での重説と同等の法的効力を確保できます。

たとえば、説明を行う宅地建物取引士が正確に記名・押印済みの重要事項説明書を事前に提供する必要があります。また、録画・録音を行う場合には、顧客の同意が欠かせません。

さらに、IT重説を行う際には、事前に顧客に対してIT環境の整備や操作方法についての十分な説明が求められます。適切な手順を守れば、トラブルを未然に防ぎ、信頼性の高い取引を実現できるでしょう。

今後のガイドラインの変更や法改正により、IT重説に関する規制が変更される可能性があるため、常に最新の情報を確認し、適切な対応を行う必要があります。

顧客との事前調整と説明の工夫

IT重説をスムーズに進行させるためには、顧客との事前調整が欠かせません。まず、IT重説に対する顧客の理解と同意を得るのが第一歩です。

また、説明内容が顧客にとって分かりやすくなるよう、工夫しなければなりません。たとえば、重要事項説明書を事前に郵送または電子データで送付し、顧客が事前に内容を確認できるようにすれば、説明当日にスムーズに話を進められます。

さらに、顧客が説明内容を十分に理解できるよう、質問の機会を設けるとよいでしょう。特に、難解な法律用語や契約内容については、平易な言葉での補足説明を行い、顧客が安心して契約に進むためのサポートが求められます。

システムトラブル時の対応策

IT重説を導入する際には、システムトラブルが発生するリスクを考慮し、その対応策をあらかじめ準備しておくのも重要です。

通信環境が不安定で接続が途切れた場合や、システムの不具合により説明が中断された場合には、ほかの方法で対応できる体制を整えておく必要があります。また、必要に応じて、再度説明を行うためのスケジュール調整も考慮すべきです。

また、システムトラブルを未然に防ぐために、定期的なシステムのメンテナンスや通信環境のチェックを行う取り組みが推奨されます。これにより、トラブルのリスクを最小限に抑え、円滑なIT重説の運用ができるでしょう。

IT重説導入のコストと効果のバランス

IT重説を導入する際には、初期投資やランニングコストが発生しますが、その一方で業務効率化やコスト削減による効果も見込まれます。
中小不動産会社にとっては、このコストと効果のバランスを慎重に評価し、投資に対するリターンを最大化する戦略が求められます。
ここでは、IT重説導入のコストと効果のバランスについて、次の3つの角度から見ていきましょう。

・導入コストの内訳とその妥当性
・IT重説による業務効率の向上とコスト削減効果
・効果的な投資判断のポイント

導入コストの内訳とその妥当性
IT重説を導入する際のコストは、主にシステムの導入費用、機器の購入費用、そしてスタッフのトレーニング費用に分けられます。たとえば、ビデオ会議システムのライセンス費用や、必要なハードウェア（カメラ、マイク、PCなど）の購入です。
また、セキュリティ対策としてのソフトウェア導入や、スタッフがIT重説を円滑に実施できるようにするためのトレーニング費用も考慮する必要があります。
これらのコストは、企業の規模や導入するシステムの選択によって変動します。中小不動産会社にとっては、過度な初期投資を避け、必要最低限の設備投資でスタートし、徐々にシステムを拡充していくアプローチが効果的です。
初期コストを抑えつつ、業務に適したシステムを選定するのが導入成功の鍵となります。さらに、導入にかかるコストを回収するための計画も重要です。

IT重説による業務効率の向上とコスト削減効果
IT重説の導入により、さまざまな面で業務効率が向上し、結果としてコストが削減できます。たとえば、顧客との対面説明が不要となるので、移動時間や交通費が削減され、営業担当者が1日に対応できる契約数が増加します。
これにより、従来の業務プロセスに比べて効率が大幅に向上し、限られた人員でより多くの案件を処理できるようになるでしょう。
また、ペーパーレス化が進むと、印刷や郵送にかかるコストも削減されます。さらに、IT重説によって説明内容が録画されるため、後からの確認やトラブル防止にも役立ち、無駄な再説明やトラブル対応にかかる時間とコストを削減できるでしょう。
業務全体の効率化が進み、それはやがて企業の利益率向上に貢献します。これらの効果を最大限に引き出すためには、適切なシステム選定と、業務プロセスに適した導入計画が不可欠です。
コスト削減効果と業務効率化のバランスを見極めたうえでの、最適な導入戦略の策定が重要となります。

効果的な投資判断のポイント
IT重説の導入に際しては、投資に対するリターンを最大化するための判断が重要です。まず、導入初期にかかるコストと、長期的な効果を比較検討し、どの程度の期間で投資が回収できるかを見極める必要があります。
これは、事前に導入効果をシミュレーションし、コスト削減や業務効率化による増収効果の具体的な計算によって可能です。
さらに、導入後も定期的に効果を検証し、システムの改善や運用方法の見直しも必要となります。IT重説の効果を最大限に引き出すためには、初期投資だけでなく、継続的な運用改善が不可欠です。
また、社内の意識改革やトレーニングを通じて、スタッフがIT重説を効果的に活用できるようサポートする姿勢も欠かせません。IT重説の導入が業務にどのようなインパクトを与えるかを総合的に評価し、投資判断を下すのが導入成功への鍵です。
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IT重説の実際の活用事例

IT重説を効果的に活用している不動産会社の成功事例は、他社にとって非常に参考になります。これらの事例を通じて、IT重説の導入による業務効率化、顧客満足度の向上、そしてトラブル回避の具体的な方法を学べるでしょう。
この章では実際にIT重説を導入し、成果を上げた中小不動産会社の具体的な事例をご紹介します。

業務効率化に成功した事例

中小不動産会社A社ではIT重説の導入により、業務効率化に大きな成果を上げました。この会社では、顧客との契約手続にかかる時間を大幅に短縮できたのです。

従来、対面での重説には移動や準備に多くの時間がかかっていましたが、IT重説の利用でその時間を削減し、1日のうちに対応できる契約数を大幅に増やせました。

中小不動産会社B社は、IT重説により遠方に住む顧客との契約手続が円滑に進むようになり、移動コストも削減できています。遠方の顧客にも積極的にアプローチできるようになり、顧客基盤の拡大につながりました。

さらに、契約内容の確認が録画記録として残るため、後から確認が必要な場合でも迅速に対応できるようになり、業務効率がさらに向上しています。

顧客満足度が向上した事例

中小不動産会社C社ではIT重説の導入により、顧客満足度が大幅に向上しました。この会社では、特に若年層や多忙なビジネスパーソンをターゲットにしており、IT重説の柔軟なスケジュール設定が顧客に高く評価されたのです。

顧客は自宅やオフィスから簡単に説明を受けられるため、時間や移動のストレスが軽減され、取引に対する満足度が高まりました。

中小不動産会社D社では、顧客が事前に説明資料を確認できる環境を整えたおかげで、説明時に顧客が不明点をスムーズに質問できるようになり、契約内容に対する理解が深まったのです。

その結果、契約後のトラブルも減少し、顧客との信頼関係が強化されました。また、顧客からのフィードバックを積極的に収集し、IT重説の運用に反映させて、さらに高い顧客満足度を実現しています。

トラブルを回避できた事例

不動産会社D社では、IT重説の導入によりトラブルを未然に防げました。この会社では、IT重説での説明内容をすべて録画し、記録として保存するシステムを導入しています。

説明内容に関して顧客からのクレームが発生した際、録画記録の確認によって迅速に問題を解決できました。

ある取引で顧客が後から重要事項を誤解していたとしてトラブルになりかけた際、録画された説明内容を確認したところ、説明が十分に行われていた事実が証明され、誤解を解消できたのです。

不動産会社E社では、システムトラブルが発生した際の対応策も事前に用意しており、代替手段の速やかな提供により、顧客からの信頼を失わずに適切に対応できました。

このように、IT重説を活用したトラブル回避の成功事例は、他社にとっても非常に有益な参考材料となるでしょう。

今後のIT重説の発展と中小不動産会社の戦略

IT重説は、デジタル技術の進化とともにさらなる発展が期待されています。中小不動産会社にとっては、これらの技術をいかに活用し、競争力を高めるかが今後の重要な課題となります。法規制の変更や新たなIT技術の導入に備えた柔軟な対応が求められます。本章では、今後のIT重説の展望と、それに対応するための中小不動産会社の戦略について解説します。

IT重説の将来的な法改正とその影響

IT重説に関連する法規制は、デジタル改革の進展とともにさらに変化する可能性があります。これは不動産会社にとって新たなチャンスをもたらす一方で、適切な対応も必要となるでしょう。

法改正に伴うガイドラインの変更や、新たな技術要件への対応を怠ると、法的リスクが高まります。そのため、常に最新の法規制情報をチェックし、必要に応じて社内体制を整備する必要があるでしょう。

また、法改正によって競争環境が変化する可能性もあるため、他社との差別化を図るための戦略的な対応が求められます。

不動産業界の業務に欠かせない法令遵守＝「コンプライアンス」の強化方法ついては、以下の記事で特集しています。ぜひ、そちらも参考にご覧ください。
不動産業界のコンプライアンス強化ガイド【中小企業向け実践的アプローチ】

IT技術の進化による新たな活用方法

IT技術は急速に進化しており、今後もさまざまな新しい技術の登場が予想されます。たとえば、人工知能（AI）を活用した契約プロセスの自動化です。

AIによる契約書の自動生成や、質問応答のサポートにより、業務の効率がさらに向上し、顧客とのやり取りがスムーズに行えるようになります。これにより、中小不動産会社は少ないリソースで多くの顧客に対応可能です。

これらの技術を効果的に活用するためには、技術の導入だけでなく、スタッフのトレーニングや新しい業務フローの構築も必要でしょう。

不動産業界のAI技術導入に関しては、以下の記事でもくわしく取り上げています。ぜひ、そちらも参考にご覧ください。
不動産業界に革命をもたらすAI技術とは？導入事例と今後の展望

中小不動産会社が取るべき戦略

今後、IT重説がさらに普及し、業界標準となる中で、中小不動産会社が取るべき戦略は、いかにして他社との差別化を図り、顧客に価値を提供するかにあります。まず、顧客ニーズに即した柔軟な対応が求められます。

たとえば、IT重説の活用に加えて、対面での説明を組み合わせるハイブリッド型のサービスの提供で、顧客の多様なニーズに対応できるでしょう。

さらに、マーケティング戦略として、IT重説の利便性やメリットを積極的にアピールし、他社との差別化を図るのも重要です。特に、IT重説によるコスト削減や、顧客対応のスピードアップ調で、競争力を高められます。

また、顧客との信頼関係を深めるために、説明内容の透明性を確保し、顧客が安心して取引に臨める環境を整える必要があるでしょう。

継続的な改善とイノベーションを追求する姿勢が不可欠です。IT重説の導入を契機に、業務全体のデジタル化を進め、さらなる効率化と顧客満足度の向上を目指せば、中小不動産会社としての競争力を維持し、成長を維持できるでしょう。

不動産業界で差別化を図るブランディング戦略については、以下の記事で特集しています。ぜひ、そちらも参考にご覧ください。
不動産業界で差別化を図るブランディング戦略とは？

まとめ

IT重説は、中小不動産会社にとって、業務効率化やコスト削減を実現するための有力なツールです。しかし、その導入には法的な遵守事項やIT環境の整備が必要であり、適切な準備が求められます。

特に、通信環境の問題や顧客とのコミュニケーション不足など、従来の対面説明とは異なる課題も存在しますが、これらを克服すれば、IT重説の導入は大きなメリットをもたらします。

また、IT重説のメリットを最大限に引き出すためには、導入後の継続的な改善と効果的な運用が不可欠です。コストと効果のバランスを考慮し、適切なシステム選定やスタッフのトレーニングを行えば、業務の効率化と顧客満足度の向上が期待できます。

さらに、今後の法改正や技術進化に備えた柔軟な対応が、企業の競争力を高める重要な要素となるでしょう。IT重説の成功は、法的遵守や技術的課題への適切な対応と、顧客ニーズに即した柔軟なサービス提供にかかっています。