不動業界における電子契約の概要

電子契約とは、従来の紙と印鑑を用いた契約書に代わり、電子データに電子署名を行うことで締結される契約です。デジタル改革関連法が2021年9月に施行され、2022年5月に不動産取引における電子契約が正式に認められました。
この法改正により、重要事項説明書（35条書面）や売買契約書（37条書面）など、多くの書類が電子化可能となっています。

不動産取引における電子契約の現状

現在、不動産取引における電子契約の導入が進んでおり、多くの不動産業者が採用しています。特に賃貸借契約や売買契約の電子化が進み、従来よりも効率的な業務運営が可能です。
たとえば、大手のN不動産では全店舗で電子契約を導入し、業務の効率化と顧客満足度の向上を図っています。

電子契約とIT重説の違い

電子契約とIT重説（重要事項説明の電子化）は、似てはいますが、異なる概念です。IT重説は、オンライン会議システムを用いて、従来対面で行われていた重要事項説明を非対面にて行うもので、書面は電子交付されます。
一方、電子契約は契約書自体を電子データとして交付し、電子署名を用いて契約そのものを締結します。それにより、契約プロセス全体がデジタル化されます。

不動産の電子契約における事前承諾の重要性

不動産取引における電子契約の導入が進む中で、事前承諾の取得が重要なステップとして注目されています。電子契約は従来の紙の契約書に代わり、デジタル形式で契約内容を確認し、署名を行うプロセスです。
しかし、電子契約を導入する前に、契約当事者からの事前承諾を得ることが法的にも実務的にも欠かせません。事前承諾を得ることで、契約の有効性を確保し、後々のトラブルを防止できます。
電子契約の利便性や効率性を享受するためには、事前承諾のプロセスが不可欠です。この章では、不動産取引における事前承諾の定義と必要性、取得方法と実務例、法的要件と注意点についてくわしく見ていきましょう。

事前承諾の定義と必要性
事前承諾とは、電子契約を締結する前に、契約当事者が電子契約の利用に同意することを指します。これは、契約の透明性と信頼性を確保するための重要なステップです。
事前承諾を得ることで、双方が電子契約のプロセスを理解し、納得した上で契約に臨めます。電子契約は利便性が高い一方で、従来の紙の契約に比べて形式が異なるため、事前に合意を得るプロセスが欠かせません。
また、事前承諾は法的な要件としても重要です。多くの国や地域では、電子契約を合法的に有効とするためには、事前に契約当事者の承諾を得ることが求められています。
それにより、後から契約の無効を主張されるリスクを減少させられるからです。とりわけ、不動産取引においては、高額な取引が行われるため、事前承諾を確実に得ることで、契約の安全性と信頼性を高められます。

事前承諾の取得方法と実務例
事前承諾を取得するためには、いくつかの方法があります。たとえば、契約書や説明書に事前承諾に関する条項を明記し、署名や捺印を求める方法で、契約者に対して明確な合意を求めるもので、法的にも実務的にも有効です。
また、電子メールや専用のオンラインフォームを利用して、事前承諾を得る方法もよく使われます。物理的な手続が不要になり、効率的に承諾を取得できる方法です。
実際の不動産取引においても、事前承諾の取得は重要なステップとして組み込まれています。たとえば、電子契約を導入する際に、事前に顧客からの承諾を得るための専用フォームを提供する方法です。
このフォームには、電子契約の説明や同意を得るためのチェックボックスが設けられており、顧客が簡単に同意を示せます。それにより、契約手続がスムーズに進み、トラブルを未然に防げるでしょう。

事前承諾に関する法的要件と注意点
事前承諾に関する法的要件は、国や地域によって異なります。多くの場合、電子契約の有効性を保証するために必要です。
日本では、電子契約法にもとづき、事前に契約当事者の承諾を得ることが求められています。この法的要件を満たすためには、契約書に事前承諾の条項を明記し、適切な形で同意を得ることが重要です。
また、電子メールやオンラインフォームを利用する場合でも、同意の証拠を確実に保存する必要があります。
注意点としては、事前承諾のプロセスを曖昧にしないことです。契約者が十分に理解した上で承諾を行うよう、わかりやすい説明を提供しなければなりません。
また、電子契約の導入に際しては、セキュリティ対策の徹底と、個人情報保護への留意が必要です。それにより、契約者の信頼が得られ、電子契約のスムーズな運用ができます。

不動産業界の電子契約のメリット

不動産会社が電子契約を導入することで得られる主なメリットとしては、次の3項目が挙げられます。

・業務効率化とコスト削減
・利便性と顧客満足度の向上
・環境への配慮と持続可能性

それぞれのメリットを、くわしく見ていきましょう。

業務効率化とコスト削減

電子契約の導入は、業務効率化とコスト削減に大きく寄与します。紙の契約書では印刷、郵送、保管などの手間がかかりますが、電子契約ではこれらの作業が不要になるでしょう。

特に、印紙税がかからないため、契約ごとのコスト削減が可能です。電子契約を採用することで、契約手続が迅速に行われ、従業員の業務負担が軽減されます。

また、契約書の電子保管により、スペースの節約と検索の効率化も実現可能です。加えて、電子契約は自動化されたプロセスによりエラーの発生を減少させ、契約内容の確認や承認の迅速化を促進します。
それにより、全体的な業務プロセスが改善され、企業の生産性が向上するでしょう。

利便性と顧客満足度の向上

電子契約は、利便性の向上と顧客満足度の向上にも寄与します。従来の紙の契約書に比べて、電子契約はいつでもどこでもアクセス可能であり、署名のための対面の必要がありません。

それにより、顧客は自宅でもオフィスでも、移動中でも契約手続を完了できるため、契約プロセスがシンプルかつスピーディに進みます。とりわけ、リモートワークで遠方にいる顧客や海外在住の顧客にとって、大きなメリットといえるでしょう。

また、電子契約はプロセスが簡素化されているため、たとえばIT重説と組み合わせることで、重要事項説明もオンラインで完結し、顧客の利便性がさらに高まります。それにより、顧客満足度が向上し、企業の信頼性にも寄与するでしょう。

環境への配慮と持続可能性

電子契約は環境への配慮と、持続可能性の面でも大きなメリットを持っています。紙の使用を大幅に削減できるため、森林資源の保護に貢献するものです。

また、印刷や郵送に伴うエネルギー消費や温室効果ガス排出量の削減にも寄与します。それにより、企業は環境に優しい取り組みを実践し、持続可能なビジネスモデルを構築できるでしょう。

ほかにも、電子契約の導入は、企業の環境意識の向上にもつながります。紙の契約書からデジタル契約へ移行することで、企業はエコフレンドリーなイメージを強化し、社会的責任を果たせるでしょう。
それにより、顧客やステークホルダーからの信頼が得られ、企業のブランド価値を高められます。

電子契約のデメリットとリスク

電子契約の導入には、セキュリティとプライバシーの課題が伴います。デジタルデータの取り扱いにおいては、不正アクセスやデータ漏洩のリスクが常に存在するのは否めません。

電子契約では、契約書の電子署名やデータの保護が重要な要素となります。信頼性の高い電子署名技術や暗号化技術を導入することで、データの安全性を確保することが求められます。

また、セキュリティ対策として、二要素認証やアクセス制御を実施することが推奨されます。さらに、電子契約では、本人確認のプロセスも重要です。
対面での確認ができないため、オンラインでの本人確認手続を強化する必要があります。たとえば、マイナンバーを用いた本人確認やビデオ通話による確認などが有効です。それにより、不正な契約のリスクを低減し、契約の信頼性を高められます。

技術的な障壁と導入コスト

電子契約の導入には、技術的な障壁とコストが伴います。電子契約システムの導入には、専用のソフトウェアやハードウェアが必要です。加えて、初期投資が高額になることがあります。

また、従業員のトレーニングやシステムの運用管理も必要です。それにより、中小企業にとっては導入のハードルが高くなる場合があります。

さらに、技術的なトラブルが発生する可能性も考慮しなければなりません。たとえば、システムのダウンタイムやデータの紛失、互換性の問題などが挙げられます。
これらの問題を回避するためには、信頼性の高いサービスプロバイダーを選定し、定期的なシステムのメンテナンスやアップデートを行うことが重要です。

法的トラブルのリスクと対応策

電子契約の法的トラブルには、契約の有効性や証拠能力に関する問題が含まれます。電子契約が法的に認められていない国や地域では、契約の有効性が問題となるケースが少なくありません。

また、電子署名の信頼性や適法性に疑問がある場合、契約が無効とされるリスクも存在します。これに対処するためには、各国の法律に準拠した電子契約システムを使用し、適切な法的アドバイスを受けることが重要です。

さらに、契約書の保存や管理にも法的な要件があります。電子契約では、e-文書法などの法律にもとづいて、契約書の見読性、完全性、検索性を確保することが必要です。

それにより、契約書の法的効力を維持し、将来的なトラブルを防げます。適切な保存と管理のために、信頼性の高い電子契約サービスを利用し、法的要件を満たす姿勢が重要です。

不動産業界の電子契約の導入手順

不動産会社への電子契約の導入手順としては、次の3つのステップを経て進みます。

・STEP1：事前準備と内部体制の整備
・STEP2：適切な電子契約サービスの選定
・STEP3：導入後の運用と管理

それぞれのステップの内容を、くわしく見ていきましょう。

STEP1：事前準備と内部体制の整備

電子契約を導入する際には、まず事前準備と内部体制の整備が必要です。導入の前に、社内の関係者全員に対して、電子契約の利点や必要性を理解してもらわなければなりません。
それにより、円滑な導入プロセスが期待できます。また、電子契約の運用に必要なガイドラインやポリシーを策定し、全社員に周知徹底することも必要です。

特に、セキュリティ対策やデータ管理の方法については詳細な手順を定めることが求められます。

さらに、電子契約の運用に関わる担当者を決定し、適切なトレーニングを行うことが重要です。電子契約システムの操作方法やトラブルシューティングの方法を習得させることで、導入後のスムーズな運用ができます。
また、システム導入前にパイロットプロジェクトを実施し、実際の運用における問題点を洗い出すことも有効です。

STEP2：適切な電子契約サービスの選定

次に、適切な電子契約サービスの選定が重要です。市場には多くの電子契約サービスが存在しており、それぞれに特徴や強みがあります。

たとえば、「クラウドサイン」や「DocuSign」などは、セキュリティ性や操作性に優れ、多くの企業で利用されています。自社のニーズに合ったサービスを選定するためには、機能性、セキュリティ対策、費用対効果などの総合的な評価が必要です。
選定時には、サービス提供企業の信頼性やサポート体制も重要なポイントとなります。導入後のサポートが充実している企業を選ぶことで、トラブル発生時にも迅速に対応できるため、安心して利用できるでしょう。

また、導入事例やユーザーレビューを参考にすることで、実際の運用における利便性や効果を確認できます。

STEP3：導入後の運用と管理

電子契約の導入後は、運用と管理が重要となります。まず、契約書の電子化プロセスを標準化し、社内で一貫した運用を確立することが必要です。

具体的には、契約書の作成から署名、保管までの各ステップを明確にし、従業員が迷わず対応できるようにします。また、電子契約システムの定期的なメンテナンスやアップデートを行い、最新のセキュリティ対策を講じることも重要です。

さらに、導入後の運用状況を定期的に評価し、改善点を見つけて適宜対応することが求められます。たとえば、導入後の効果測定や、業務効率化やコスト削減の実績確認です。
それにより、導入の成功を実証し、さらなる改善策を講じることで、運用の最適化を図ります。また、従業員からのフィードバックを収集し、運用の中で発生する問題に対処することも大切です。

電子契約に対応したツールとサービス

電子契約の普及が進む中で、ビジネスの効率化と信頼性を高めるために、適切なツールとサービスの選定が重要です。電子契約は、時間とコストの削減、ペーパーレス化、そして取引の透明性向上など、多くのメリットを提供します。
これを実現するためには、信頼性の高い電子契約ツールを導入し、適切に運用することが必要です。市場にはさまざまな電子契約ツールとサービスが存在しており、それぞれ特徴や機能が異なります。
不動産業界に特化したサービスも多く、業務に合わせた最適なツールを選ぶことが求められます。この章では、電子契約に対応した主要な電子契約ツールや実際の導入事例とその効果、選定時のポイントと注意事項について見ていきましょう。

主要な電子契約ツール

電子契約を導入する際には、信頼性の高いツールを選ぶことが重要です。市場には多くの電子契約ツールが存在し、それぞれに特徴があります。

たとえば、「クラウドサイン」や「DocuSign」は、使いやすさと高いセキュリティを兼ね備えており、多くの企業で採用されています。これらのツールは、契約書の作成から署名、保管まで一貫したサポートを提供し、業務の効率化に貢献するでしょう。

また、「電子契約くん」や「GMOサイン」もおすすめです。これらのツールは、不動産業界に特化した機能を提供しており、賃貸契約や売買契約の電子化をスムーズに進められます。
特に、電子署名やタイムスタンプ機能を活用することで、契約書の真正性とセキュリティを確保できます。
参考：クラウドサイン
参考：Docusign
参考：電子契約くん
参考：GMOサイン

不動産業界におけるツール導入事例とその効果

電子契約ツールの導入事例として、前出のN不動産やWW社などが挙げられます。
N不動産では、全店舗で電子契約ツールを導入し、契約手続の効率化とコスト削減を実現しました。電子契約の導入により、契約手続の迅速化、ペーパーレス化によるコスト削減、顧客満足度の向上が実現しています。
また、WW社では「電子契約くん」を導入し、契約業務の時間を大幅に短縮しました。従来60分かかっていた契約業務が15分に短縮され、業務効率が大幅に改善しています。それにより、企業全体の生産性が向上し、顧客対応の質も向上しました。

ツール選定時のポイントと注意事項

電子契約ツールを選定する際には、以下のポイントを考慮することが重要です。まず、セキュリティ対策が万全であることを確認しましょう。
信頼性の高い電子署名技術やデータ暗号化技術を備えたツールを選ぶことで、契約書の安全性を確保できます。また、ユーザビリティも重要なポイントです。
直感的な操作が可能で、従業員が容易に利用できるツールを選ぶと、導入後の定着がスムーズになります。

さらに、サポート体制の充実度も重要です。導入後のサポートが充実しているツールを選ぶことで、トラブル発生時にも迅速に対応でき、安心して利用できます。

また、導入コストやランニングコストも考慮し、自社の予算に合ったツールを選ぶことが必要です。これらのポイントを総合的に評価し、自社に最適な電子契約ツールを選定しましょう。

不動産業界の電子契約の流れ

不動産業界における電子契約の主な流れは、次の5つのフェーズを経て進みます。

・Fase 1：契約書の作成
・Fase 2：契約書の送付と確認
・Fase 3：電子署名の取得
・Fase 4：契約書の保存と管理
・Fase 5：契約の実行と完了通知

各フェーズの内容を、見ていきましょう。

Fase 1：契約書の作成

電子契約の第1フェーズは、契約書の作成です。契約内容を詳細に記載し、必要な条項をすべて盛り込んだ契約書を作成します。
電子フォーマットで作成する場合、WordやPDF形式が一般的です。契約書には、物件の詳細、価格、支払条件、特約事項など、重要な情報を明記します。
さらに、契約者の氏名や住所、連絡先などの個人情報も正確に記載しましょう。契約書の内容が明確で、誤解を招かないようにすることが重要です。
契約書のドラフトが完成したら、内部で確認と承認を得て、最終版を準備します。

Fase 2：契約書の送付と確認

第2フェーズは、契約書の送付と確認です。作成した契約書を電子メールや専用の契約プラットフォームを通じて、契約当事者に送付します。
受け取った契約者は、契約書の内容を確認し、不明点や修正点があれば指摘します。電子契約プラットフォームを使用することで、契約書の変更履歴やコメントを簡単に追跡可能です。
契約者全員が内容に同意したら、次のステップに進む準備が整うでしょう。この段階では、事前承諾も確認し、必要に応じて追加の説明を行います。

Fase 3：電子署名の取得

第3フェーズは、電子署名の取得です。契約者全員が契約書の内容に同意したら、電子署名を行います。電子署名は、契約者の本人確認と契約内容の合意を証明するために使用されるのです。
信頼性の高い電子署名技術を使用することで、契約の真正性を保証します。署名を行う際には、電子署名プラットフォームを通じて、契約者が各自の署名を追加し、それが完了すると契約書は自動的に保存され、安全に管理されるでしょう。
電子署名のプロセスは迅速で、物理的な署名に比べて非常に効率的です。

Fase 4：契約書の保存と管理

第4フェーズは、契約書の保存と管理です。電子署名が完了した契約書は、安全なクラウドストレージや専用の契約管理システムに保存します。
それにより、契約書の紛失や改ざんのリスクを低減できます。保存された契約書は、いつでもアクセス可能であり、必要に応じて検索や参照が容易です。
法的要件にもとづき、一定期間保存する必要があるため、適切なバックアップ体制も整備します。また、定期的な監査を行い、契約書の保管状況を確認することが重要です。

Fase 5：契約の実行と完了通知

最終フェーズは、契約の実行と完了通知です。電子契約が締結された後、契約内容にもとづいた取引を実行します。たとえば、物件の引き渡しや支払い手続が開始されるわけです。
します。取引が完了したら、契約当事者に対して契約完了の通知を行います。この通知は、電子メールや契約プラットフォームを通じて送信され、契約の履行状況を確認するための記録となるでしょう。
完了通知を行うことで、契約の全プロセスが円滑に進んだことを確認できます。これらのステップを順守することで、不動産取引における電子契約のプロセスを、効率的かつ安全な実行が可能です。

不動産業界における電子契約の将来展望

不動産業界における電子契約の将来はどうなってゆくのでしょう。ここでは、不動産業界における電子契約の将来について、次の3つの切り口から考察してみましょう。

・電子契約の普及と市場動向
・技術革新と新しいビジネスモデル
・今後の法改正と対応策

電子契約の普及と市場動向

電子契約の普及は、不動産業界において急速に進行中です。デジタル改革関連法の施行により、多くの不動産会社が電子契約の導入を進めており、ペーパーレス化や業務効率化が加速しています。
特に、大手不動産会社が積極的に電子契約を導入することで、その効果が実証され、中小企業も続々と導入を検討中です。また、電子契約の市場は今後も成長が予測され、関連する技術やサービスの進化も期待されています。
このような市場動向により、電子契約は今後ますます普及し、標準的な契約手法となる可能性が高いです。
特に、新型コロナウイルスの感染拡大以降、リモートワークが急激に増加したため、非対面での契約手続がデフォルトになる段階を経て、電子契約の需要はさらに高まっています。

技術革新と新しいビジネスモデル

電子契約の普及と共に、技術革新も進んでいます。ブロックチェーン技術やAIの活用により、電子契約の信頼性と効率性がさらに向上しているのも事実です。

たとえば、ブロックチェーンを用いた契約管理システムは、契約内容の改ざんを防止し、透明性を確保できます。また、AIを活用することで、契約書の自動生成やリスク分析が可能となり、業務の効率化が図れるでしょう。
それにより、新しいビジネスモデルが生まれています。たとえば、オンラインプラットフォームを利用した不動産取引や、スマートコントラクトを活用した自動化された取引プロセスなどです。

これらの新しいビジネスモデルは、従来の不動産取引の枠を超え、より効率的で透明性の高い取引を実現します。今後も技術革新が進むことで、さらに多様なビジネスモデルが台頭してくるでしょう。

今後の法改正と対応策

電子契約の普及に伴い、今後も法改正が進むと予想されます。すでにデジタル改革関連法が施行され、多くの契約書類が電子化可能となりましたが、さらなる法改正が行われる可能性は高いと考えてよいでしょう。

特に、電子契約に関する規制の整備や、セキュリティ対策の強化が求められています。これに対応するためには、最新の法改正情報を常に把握し、適切な対策を講じることが重要です。

また、法改正に対応するための内部体制の整備も求められます。たとえば、法改正に対応した契約書のテンプレートの準備や、従業員に対する適切なトレーニングの実施が必要です。
それにより、法的トラブルを未然に防ぎ、安心して電子契約を運用できます。今後も法改正が続く中で、適切な対応策を講じることで、電子契約の利便性を最大限に活用できるでしょう。

電子契約に関するQ&A

最後に電子契約の導入にあたって「よくある質問」をいくつか取り上げ、その回答を見ていきましょう。

Q：そもそも電子署名とは何ですか？
A：電子署名は契約者の本人確認と契約内容の真正性を電子情報上で保証するものであり、信頼性の高い技術が使用されています。

Q：電子契約の法的効力は紙の契約書と同等ですか？
電子契約も法的に有効であり、デジタル改革関連法によって多くの書類が電子化可能となっています。

Q：電子契約の導入にはコストがかかりますか？
A：初期導入費用やランニングコストはかかりますが、長期的には業務効率化や印紙税の削減によるコストメリットが大きいので、経費面の改善も可能です。

Q：電子契約が正常に送信されない場合はどう対応すべきでしょうか？
A：インターネット接続の確認やシステムの再起動、サービス提供会社への問い合わせなどを行いましょう。

Q：電子署名が無効と表示される場合はどう対応すべきでしょうか？
A：電子署名の有効期限や電子証明書の確認、再署名手続の実施などを行いましょう。

Q：セキュリティ対策はどうしたらよいですか？
A：強力な暗号化技術の導入や定期的なセキュリティ監査の実施を行いましょう。

まとめ

不動産業界における電子契約の導入は、業務効率化やコスト削減、顧客満足度の向上といった多くのメリットをもたらします。しかし、導入に際してはセキュリティ対策や法的要件の確認など、慎重な対応が必要です。
適切な事前準備と内部体制の整備、信頼性の高い電子契約ツールの選定、そして導入後の継続的な運用と管理が成功の鍵となります。電子契約の普及が進む中で、技術革新や法改正に対応しつつ、より効率的で透明性の高い不動産取引を実現しましょう。
電子契約の導入は、持続可能なビジネスモデルの構築にも寄与し、不動産業界全体の発展に貢献することが期待されます。不動産会社の運営に携わるみなさんは、適切な対応を行うことで、電子契約の利便性を最大限に活用していきましょう。